Đó là sự cố 2 năm trước khi Sakurai còn làm kế toán chưa có nhiều kinh nghiệm cho một công ty lớn tại Nhật. Người đàn ông 40 tuổi trên là khách hàng của cô, cũng là giám đốc điều hành của một công ty năng lượng . Vị khách này chỉ trích phương thức kế toán của Sakurai về những khoản tiền chi cho nhậu nhẹt sau giờ làm việc. Dù Sakurai giải thích mình không hề sai, không vi phạm hợp đồng nhưng vị khách liên tục mắng mỏ cô.
Theo nghi thức truyền thống của người Nhật, Sakurai hiểu rằng người đàn ông đó có quyền lớn tiếng nạt nộ mình bởi văn hóa Nhật yêu cầu sự kính trọng tuyệt đối với người lớn tuổi hơn.
“Tôi thấy mình làm đúng nên đã phá vỡ quy tắc và cãi lại người lớn tuổi hơn. Tại Nhật, ngay cả khi bạn đúng cũng không được phép cãi lại như vậy”, Sakurai nói.
Dù cách xử lý của Sakurai đúng hay khách hàng đồng ý với kết quả công việc của cô đi chăng nữa đều không quan trọng. Trong văn hóa công sở Nhật, những lời nhận xét tích cực gần như không tồn tại.
“Quy tắc kinh doanh tại Nhật rất khác phần còn lại của thế giới. Người quản lý nước ngoài làm việc tại Nhật lần đầu, quen với việc đưa ra các nhận xét thẳng thắn, có thể gây khó chịu. Tốt nhất bạn không nên nhận xét nhân viên theo cách lâu nay từng làm”, Sakurai nói.
“Trong tiếng Nhật không có từ tương đương với nhận xét, bởi không ai làm điều đó”, Sharon Schweitzer, CEO của Protocol và Etiquette Worldwide, cho hay. Bởi vậy, ở Nhật thường xuyên sử dụng từ “fidobakku”, mượn âm của từ nhận xét trong tiếng Anh là “feedback” – phản hồi.
Sharon cho biết, nếu bạn không nghe gì từ quản lý người Nhật có nghĩa là bạn đang làm tốt. Nếu bỗng dưng có yêu cầu phải cập nhật tiến độ công việc, điều đó có nghĩa bạn đang làm không tốt.
Quản lý tại Nhật rất ít khi yêu cầu cập nhật tiến độ công việc bởi nhân viên phải là người chủ động bằng cách gửi email cho cấp trên suốt cả ngày, từ việc đi ăn trưa, khối lượng công việc đã hoàn thành hay cả việc nghỉ giải lao giữa giờ. “Nói chung, việc gì cũng phải email báo cáo cấp trên, quy trình này gọi là hou-ren-sou”, Sharon giải thích.
Vị CEO này cũng cảnh báo, với quản lý người nước ngoài, việc khen ngợi nhân viên đôi khi mang tác dụng ngược. “Tán dương nhân viên là việc làm khiến cả bạn và người được khen cùng mất mặt. Chỉ cần nói cảm ơn hoặc tốt nhất đừng nói gì cả”.
Với một quản lý nước ngoài, thời điểm nhận xét nhân viên thường diễn ra vào cuối năm, tuy nhiên tại Nhật sẽ không có những buổi họp như vậy.
Taro Fukuyama, một người Nhật và là CEO của AnyPerk, công ty khởi nghiệp với mục tiêu nâng cao sự hài lòng tại nơi làm việc, cho biết, việc gọi một nhân viên vào phòng để nghe đánh giá chất lượng công việc sẽ khiến họ sợ hãi tột độ. “Cách đánh giá nhân viên tốt nhất là mời họ đi nhậu với vài ly rượu sake”, Taro Fukuyama nói.
Người Nhật có một thói quen gọi là nomikai khi các sếp và đồng nghiệp cùng nhau nhậu tới khuya. Những nhận xét và đánh giá quanh ly rượu thường là những vấn đề thiếu sót trong công việc.
“Nhân viên ở Nhật rất ít khi nhảy việc. Họ rất trung thành khi chỉ ở lại một nơi làm việc với mục tiêu duy nhất là thăng tiến. Phục tùng mệnh lệnh và tránh sai sót là cơ hội thăng tiến tốt nhất”, Fukuyama nói. Bởi vậy, cách tốt nhất để tránh sai sót là tránh rủi ro, điều đó có nghĩa nhân viên chỉ làm theo lời sếp.
Một quy tắc quan trọng khi làm quản lý tại Nhật là không được khen thưởng cá nhân.
Jim Whittle- từng làm quản lý trưởng của McVities Digestive Biscuits tại Nhật kể lại câu chuyện của mình.
Có một nhân viên đề xuất với công ty ý tưởng phát sản phẩm mẫu tại các trạm tàu điện ngầm tới khách đi tàu, điều này giúp doanh số công ty tăng vọt. “Tôi đã tán dương nữ nhân viên này trong nhóm làm việc khoảng hơn 10 người của mình, thế nhưng việc khen thưởng cá nhân đã khiến người này bị mất sự tin tưởng và tôn trọng từ các đồng nghiệp”, Jim Whittle hồi tưởng.
Tại Nhật có những quy tắc mà doanh nhân nước ngoài đến cần phải học hỏi, nếu không, bạn sẽ không nhận được sự tôn trọng từ đồng nghiệp của mình. Hiện Jim Whittle đang làm việc tại văn phòng ở Tokyo của RSR Partners, một hãng tìm kiếm và tuyển dụng giảm đốc điều hành. Ông sẵn sàng giúp những quản lý người nước ngoài hiểu được những quy tắc trong môi trường làm việc tại đây.
Tuy nhiên, với những nhân viên trẻ tuổi người Nhật, họ dường như bắt đầu có sự thay đổi trong nhận thức khi tỏ ra cảm kích trước những lời động viên từ cấp trên.
Sakurai đang là cố vấn cao cấp cho Aperian Global, công việc khiến cô phải thường xuyên đi lại giữa Nhật và Mỹ. Ngoài việc giúp các giám đốc điều hành thích nghi với cuộc sống tại Nhật, cô cũng dạy quản lý người Nhật những quy tắc trong môi trường kinh doanh ở nước ngoài.
Với quản lý người Nhật, Sakurai thường yêu cầu họ viết 10 nhận xét tích cực về cấp dưới. “Không tồi” hay “Tàm tạm” là những câu trả lời cô nhận được nhiều nhất. “Họ chỉ viết được 5-6 nhận xét, nhiều người viết ra thôi cũng đã rất khó khăn rồi”, Sakurai chia sẻ.
Một số công ty tại Nhật hiện bắt đầu áp dụng quản lý tập thể thông qua giao tiếp thường xuyên. Những quản lý người nước ngoài có thể thử nghiệm fidobakku với những thành quả khá tích cực.
“Nếu bạn luôn mồm khen ngợi nhân viên làm tốt, họ sẽ nghĩ chuyện gì đang xảy ra, vì sao lại được khen chỉ vì hoàn thành nhiệm vụ. Thay vào đó, hãy quan sát những tín hiệu từ nhân viên xem liệu lời khen của bạn có được chấp nhận một cách tích cực hay không”, Sakurai nói, đồng thời nhấn mạnh “Có lẽ giống như bất cứ nơi nào, một lời động viên sẽ giúp nhân viên người Nhật có được sự khích lệ mà họ đang cần”.
Vy Trang (Theo aluobowang) – Vnexpress
